A belső kimutatások és könyvelés eltérései
“Azt hittem, hogy nyereséges a vállalat, de az éves beszámolóból döbbentem rá, hogy az eredmény mínuszos” - ismerős a helyzet? Ügyvezetőként és tulajdonosként is roppant kellemetlen, ha év végén, a beszámoló kiadásakor derül ki, hogy a vállalat könyvelési eredménye egyáltalán nincsen összhangban az előzetesen elvárttal. Hogyan lehetséges ez?
Többször találkoztam munkám során azzal, hogy annak ellenére, ha a cégben létezik is egy pénzügyi tudatosság - készül előrejelzés a várható árbevételről, költségekről stb. - mégis jelentős meglepetést tud okozni az év végi eredmény. Sajnos jellemzően negatív értelemben. A legtöbb esetben az okozza az elsődleges problémát, hogy a belső kimutatásokban nem szerepelnek a költségek teljeskörűen: vagyis ami a belső kimutatásban szerepel, az pontos, jó becslés, de számos (eredményt rontó) tétel hiányzik. Ez részben abból adódik, hogy sok költség, vagy ráfordítás elem ami a beszámolóban szerepel, nem “számlán érkezik be”, ezáltal nincs fókuszban. Melyek ezek a tételek? Egyik tipikus tétel a mérlegben kimutatott tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása. Ezt a rendszer kalkulálja, és sokszor könyvelésre is csak negyedéves gyakorisággal kerül. Számlánk van ugyan, de ez a beszerzésről szól, az értékcsökkenéshez már nincs ilyen dokumentum. Ilyen formában könnyen elkerülheti a belső kimutatást készítők figyelmét, akik elsődlegesen az érkezett számlák alapján elemeznek. Másik jelentős tétel, amiről nem érkezik számla, az a bankköltségek. Bankkivonaton jelenik meg, amit jellemzően csak a könyvelő használ, vagy akkor néz rá a vezetés, ha a rendelkezésre álló banki egyenleg érdekli. A bankköltségek egyesével nem jelentősek, pár száz vagy pár ezer forintos tételek, de az elmúlt években ezen díjak növekedésével látványos hatásuk lehet az eredményre. A belső előrejelzések hibájának teret adó másik terület az adók. Ez különösen azon kis-közép vállalkozások számára okoz gond, ahol külsős cég végzi a könyvelést. Kevés esetben találkoztam azzal, hogy a könyvelő az éves adókat havonta, vagy legalább negyedévente előírná. Amennyiben a könyvelő ezt nem teszi meg, a belső kimutatást készítő kollega pedig nem rendelkezik hazai adózási ismeretekkel, könnyen találhatjuk magunkat abban a ehlyzetben, hogy év végén több tízmilliós adó összeg rontja a várt eredményt egyösszegben. Gondoljunk csak a helyi iparűzési adóra, rehabilitációs adóra, társasági adóra vagy KIVÁ-ra, és a sor folytatható.
A fentiek miatt túl optimistán készült belső előrejelzéseknek nem csak a negatív meglepetés a hatása. Elsődlegesen befolyásolja az osztalék kifizethető mértékét, vagy a munkavállalók bónuszát, amennyiben az eredményhez kötött. Felmerülhet probléma az éves banki hitel felülvizsgálat során, vagy kiderülhet, hogy egy pályázaton mégsem adottak az indulás feltételei.
Teljes és pontos belső kimutatások és előrejelzések esetében van lehetőségidőben cselekedni és dönteni költségmegtakarítási intézkedések bevezetéséről, vagy beszerzések időben való elcsúsztatásáról. A pontatlan belső előrejelzések miatt viszont nincs lehetőség reális képet látni a vállalkozás helzetéről és ezáltal korlátozottak a vállalatvezetés reagálási képességei is. Amikor pedig szembesülünk a valós, számviteli eredménnyel, már túl késő visszamenőleg változtatni. Még rosszabb eset, ha csak májusban szembesülünk ezzel az eredménnyel, tehát már az új évből is eltelt 5 hónap anélkül, hogy a nem kívánt trendre reagáltunk volna.
Az állításom tehát az, hogy nem elegendő az alapvető pénzügyi tudatosság egy vállalatnál, szükséges olyan szakértelem bevonása, aki támogatást tud nyújtani a pontos és teljeskörű kimutatások és előrejelzések elkészítésében és a potenciális buktatókra is felhívja a figyelmet, hiszen alapos számviteli és adózási tudással is rendelkezik. Ha előállt valaha a fenti probléma, szeretnéd fejleszteni a belső kimutatások és előrejelzések pontosságát, keress meg minket egy konzultáció erejéig és segítünk megoldani a nehézségeket, hogy időben tudj reagálni és ezáltal a profit is javuljon.